Funktionsumfang der Mitgliederverwaltung

[Bennet]

Hallo miteinander,

als aller erstes möchte ich mich ganz herzlich bei den Programmieren dieses Projekts bedanken, dass sie hier im Netz ein derart gutes und nützliches Projekt gestartet haben.

An dieser Stelle will ich nun ganz allgemein die Anforderungen einer Mitgliederverwaltung aus meiner Perspektive darstellen. Ich hoffe mal, dass es dazu beiträgt dieses Projekt voranzubringen. Über Rückmeldungen, Kritik oder weitere Vorschläge würde ich mich freuen.
Einige Punkte davon sind bereits in Admidio umgesetzt, andere wurden bereits von den Nutzern als fehlend angesprochen bzw. auch schon von den Entwicklern bestätigt, einige konnte ich bisher aber noch nicht im Forum finden.

1. Datenimport:
Ich wage zu behaupten, dass fast nahezu alle Vereine bzw. Verbände bereits über eine Mitgliederverwaltung verfügen. Und bei den meisten dürften es auch derart viele Mitglieder sein, dass ein manuelles Eintragen jedes Nutzers derart zeitintensiv wäre, dass eine fehlende Importfunktion die Verantwortlichen von einem Umstieg auf Admidio abhielte.

Nun gibt es ja seit Ende Juli dankenswerterweise die Möglichkeit CSV-Dateien zu importieren. Doch viele Verbände dürften, über die admidioeigenen Datenfelder hinaus, die bereits angebotenen "organisationsspezifischen Profilfelder" benötigen. Wenn diese aber nicht für die Importfunktion zur Vefügung stehen, so kann das zwei Konsequenzen haben. Entweder der Verband wechselt erst gar nicht auf Admidio oder er muss, um die Vorteile von Admidio nutzen zu können, daneben den alten Datenbestand, also parallel, pflegen, erkauft sich also den Mehrwert von Admidio mit Mehrarbeit.

Nun noch eine Anmerkung zu den Rollen. Viele Verbände dürften die Informationen, die einen Nutzer als Zugehörigen einer potentillen Rolle ausweisen, bereits in ihre bestehenden Datenbanken eingepflegt haben. Hierzu ein Beispiel: Es gibt ein Datenfeld "Abteilung" oder "Ortsverbandsnummer". Alle Nutzer haben also bereits einen Wert wie "Handball", "Fußball", "Gymnastik" oder eben eine Nummer. Wenn Admidio nun in der Lage wäre, diese Informationen dazu zu nutzen, bereits beim Import alle Nutzer, einer oder gar mehrere Rollen zuzuweisen, so wäre eine Funktion gewonnen, die bei manueller Ausführung über die Weboberfläche sehr viel Zeit rauben würde oder gar nicht durchführbar wäre.

2. Datenexport:
Genau so wie ein umfassender Datenimport möglich sein sollte, würde ich auch den Datenexport für notwendig erachten. Erstens aus Gründen der Datensicherung, zweitens aber aus der Tasache heraus, dass nicht jeder Nutzer zu jedem Zeitpunkt, an jedem Ort einen Internetzugang zur Verfügung hat. Drittens kann aber auch das Bedürfnis bestehen, mit einem unter- oder übergeordneten Verband einen Datenabgleich durchzuführen.

Wenn ich es richtig sehe, ist es derzeit aber lediglich möglich 8 Profilfelder zu exportieren. Die obigen Zwecke sind also sehr schwer zu erreichen. Eine Einstellmöglichkeit "Zeige alle Profilfelder" im Listenmodul bei der Erstellung der zu exporierenden Liste, würde hier schon genügen. An sich sind 8 Einstellmöglichkeiten zur Sortierung und Filterung schon mehr als genug.

3. Sortier- und Filterfunktionen
Dass Sortier- und Filterkriterien ab einer bestimmten Mitgliederzahl unerlässlich sind, versteht sich von selbst. Praktisch wäre es, wenn es, über die derzeitigen Kriterien hinaus, die Möglichkeit gäbe, sich nur solche Datensätze anzeigen zu lassen, die in einem bestimmten Zeitraum neu angelegt, geändert oder vorläufig "gelöscht" wurden. Einerseits könnten sich die Verantwortlichen so einen Überblick über die Mitgliederentwicklung verschaffen. Andererseits wäre es im Zusammenspiel mit einer Exportfunktion möglich, beim Datenabgleich mit unter- oder übergeordneten Verbänden, nur die Änderungen mitzuteilen. Die Bereitschaft bei den übrigen Verbänden ungeprüft eine Gesamtliste als verbindliche Mitgliederliste zu übernehmen dürfte gering sein, da sie damit faktisch jede Kontrollmöglichkeit aufgäben.
Wenn bei der Listenausgabe die Möglichkeit bestünde, die Änderungsart anzugeben, also "gelöscht", "neu angelegt" oder geändert" und sich der Nutzer anzeigen ließe, der die Änderung erzeugt hat, wäre es perfekt.

Beste Grüße

Kai

[fasse]

Hallo Kai,

es freut mich, dass dir unser Projekt gefällt und nachdem ich mir deine Verbesserungsvorschläge durchgelesen habe, denke ich, dass du mit der kommenden Version 1.4 fast schon alle Kritikpunkte abdecken kannst.

zu 1: Wir haben mittlerweile den Import um die Profilfelder erweitert, das heißt, du kannst Daten in selbstdefinierte Felder importieren.

Im Moment weiß ich aber nicht, wie du dir die Zuweisung mehrer Rollen beim Import vorstellst. Im Moment kann man nur eine Rolle beim Import zuweisen, das könnte man natürlich erweitern, aber auch dann würden alle Importdaten diese Rollen bekommen. Wie willst du da sinnvoll bestimmten Datensätzen bestimmte Rollen zuweisen ?

zu 2: Es ist in der kommenden Version möglich bei den "Eigenen Listen" beliebig viele Spalten anzugeben, somit kannst du also alle Nutzerdaten exportieren.

zu 3: Dies wird es leider noch nicht in der nächsten Version geben. Allerdings evtl. danach. Wir könnten hier ein Datumsfeld in der eigenen Liste zu Auswahl stellen, welches das Eintrittsdatum zu dieser Rolle angibt. Somit könnte man dann bei den Mitgliedern die neusten nach oben sortieren und dann exportieren. "Gelöschte" Mitglieder bekämmst du dann, wenn man noch das Austrittsdatum der Rolle bei der Ehemaligen-Selektion angibt.

Viele Grüße
Fasse

PS: die nächste Version wird so gegen Ende Januar kommen.

[toschi269]

PS: die nächste Version wird so gegen Ende Januar kommen.

... oh, das ist super toll. Genau aus Kai´s Anmerkungen habe ich auch noch nicht auf admidio umgestellt.

edit: Aber jetzt habe ich es gemacht und bin begeistert !